Comment installer, Configurer et Utiliser Zoom pour lancer une réunion vidéo ?

Zoom est une solution très performante de visioconférence, elle s’est classée parmi les meilleures solutions utilisée dans cette période de confinement afin de faciliter le télétravail qui a explosé chez bon nombre d’entreprises. Mais si travailler à la maison représente un avantage certain, gérer une équipe ou un projet à distance peut s’avérer plus compliqué qu’il n’y paraît.

Zoom, une fois son client installé, permet de créer en quelques instants seulement une réunion vidéo au cours de laquelle vous pourrez voir vos collègues de travail (ou famille ou amis), envoyer des messages textuels et des fichiers, mais aussi partager le contenu de votre écran : présentation, application et encore plus.

Zoom offre la possibilité de tenir des réunions vidéo gratuitement grâce à son offre basique, ces visioconférences pouvant inclure jusqu’à une centaine de participants, dans la limite de 40 minutes, mais vous vous pouvez relancer la réunion après l’écoulement des 40 minutes.

Pour des réunions plus longues, il faudra opter pour une offre professionnelle. Voici tout ce qu’il faut savoir pour bien débuter avec Zoom.

1. Inscrivez-vous sur ZOOM

inscription-zoom

Pour pouvoir utiliser Zoom, vous devrez d’abord vous inscrire sur Zoom.us.

L’inscription et l’utilisation de Zoom dans son offre Basique est gratuite. Elle propose toutes les fonctions essentielles, à savoir des réunions de moins de 100 personnes et ne durant pas plus de 40 minutes, cette offre suffira au plus grand nombre dans la majorité des cas :

  • Une fois sur la page d’accueil de Zoom, cliquez sur le bouton Inscrivez-vous, saisissez votre adresse e-mail professionnelle et cliquez sur S’inscrire. Vous serez ensuite invité à créer votre mot de passe avant de valider définitivement votre inscription. Il vous faudra également valider votre compte en cliquant sur le lien reçu par e-mail.
  • Choisir de s’inscrire sur Zoom à l’aide de votre adresse e-mail professionnelle n’a rien d’anodin. Grâce à elle, le programme sera en mesure de retrouver tous vos collaborateurs déjà inscrits, vous permettant alors de les contacter facilement, sans avoir à leur envoyer d’invitation à rejoindre l’outil.

2. Téléchargez le client Zoom

Zoom permet depuis son site de rejoindre une réunion, et redirige l’utilisateur ensuite vers son logiciel client dont l’installation est indispensable. Ci-dessous les liens pour télécharger le client Zoom :

Une fois le client installé, lancez-le et connectez-vous à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe.

3. Prenez en main l’interface de l’application Zoom

L’interface de Zoom contient 4 onglets : Accueil, Chat, Réunions et Contacts.

La page d’accueil de Zoom permet de lancer une nouvelle réunion, d’en rejoindre ou d’en programmer une, elle permet aussi de partager l’écran. Pour la section Chat, celle-ci regroupe toutes les conversations textuelles tenues dans l’application, l’onglet réunion quant à lui vous permettra de planifier une réunion.

Enfin, la page Contacts regroupe tous les contacts ajoutés dans Zoom, qu’il s’agisse de contacts d’entreprise automatiquement détectés par l’application, que des contacts ajoutés manuellement.

interface application zoom

4. Créez une réunion vidéo ou visioconférence sur Zoom

Pour créer une réunion vidéo sur Zoom :

  • Placez-vous sur l’onglet Accueil et cliquez sur Nouvelle réunion. La webcam de votre PC devrait s’activer et la fenêtre de visualisation de la réunion s’ouvrir.
  • Dans le pop-up qui s’affiche, cliquez sur Rejoindre l’audio par ordinateur pour activer le son et le microphone dans la conversation.

Lorsque vous créez une réunion, vous êtes l’hôte et avez le contrôle total sur celle-ci.

créer réunion zoom

En bas de la fenêtre, vous trouverez la barre d’outils générale qui vous permettra de gérer l’image et le son, de partager votre écran, d’afficher la conversation textuelle associée à la réunion, ou encore d’enregistrer le flux vidéo de votre vidéoconférence.

barre d'outils zoom

C’est également depuis cette barre d’outils que vous pourrez inviter des participants. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira alors et vous permettra de sélectionner les contacts invités à rejoindre la réunion. Vous pourrez également choisir d’envoyer l’invitation par e-mail via l’onglet dédié, ou de copier dans le presse-papier l’URL de la réunion ou le texte de l’invitation, pour les envoyer manuellement vous-même.

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Les personnes invitées à rejoindre votre réunion obtiendront alors l’URL d’accès direct, le numéro d’identifiant de la réunion vidéo (ID de réunion) ainsi que le mot de passe d’accès qui leur permettra de se connecter et de rejoindre la vidéoconférence. Ces données sont uniques et changent à chaque nouvelle réunion.

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Si vous devez tenir des réunions fréquemment avec les mêmes personnes, vous pouvez utiliser votre ID de réunion personnel pour créer une réunion instantanée.

Il faut pour cela cliquer sur le menu déroulant Nouvelle réunion et sélectionner Utiliser mon ID de réunion personnel. S’il est plus simple à utiliser car unique, il ne faudra le partager qu’avec vos contacts de confiance. Car une fois que cet ID est connu de tiers, ceux-ci pourront rejoindre les réunions en cours à n’importe quel moment à moins que vous n’activiez la fonction Salle d’attente, qui permet d’accepter un à un les participants.

5. Rejoignez une réunion existante sur Zoom

Si vous recevez une invitation à rejoindre une réunion, et que l’application est déjà installée sur votre PC, vous n’aurez en principe qu’à cliquer sur l’URL pour rejoindre automatiquement la réunion.

Vous pouvez également rejoindre depuis l’onglet Accueil de Zoom, cliquez sur Rejoindre, puis dans le pop-up qui s’affiche, saisissez l’ID de réunion ou l’URL permettant d’y accéder et validez en cliquant sur Rejoindre.

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6. Planifiez une réunion sur Zoom

Zoom propose également de planifier des réunions. Pour cela, depuis l’onglet Accueil de l’application, cliquez sur Programmer.

Dans la fenêtre qui s’affiche, vous pourrez renseigner et configurer tous les paramètres de votre réunion : sujet, date et heure de début, durée périodicité, configuration d’un mot de passe d’accès, etc. Une fois tous vos paramètres renseignés, cliquez sur Programmer.

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Zoom devrait alors ouvrir automatiquement votre logiciel de messagerie pour envoyer l’invitation à vos collaborateurs. Ils n’auront qu’à cliquer sur le lien de l’invitation et saisir le mot de passe indiqué dans le message pour rejoindre la réunion à l’heure indiquée.

7. Échangez des messages et des fichiers sur l’application Zoom

Zoom intègre également une messagerie instantanée, dans laquelle vous pourrez envoyer des messages textuels dans des conversations ou des canaux de discussion.

Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Chat, puis dans la colonne de gauche, cliquez sur le bouton présent à côté de la mention Récent pour créer un nouveau Chat, créer un canal ou en rejoindre un déjà existant.

chat echange fichiers zoom

8. Enregistrez la vidéo d’une réunion sur Zoom

Lorsque vous faites une réunion vidéo avec Zoom, vous pouvez, si vous le souhaitez, conserver une trace complète de la réunion vidéo en l’enregistrant. Pour cela, appuyez sur le bouton Enregistrer affiché dans la barre d’outils de Zoom.

bouton enregistrer zoom

Pour stopper l’enregistrement, il vous faudra cliquer sur le bouton Stop affiché en haut à gauche de la fenêtre de visualisation.

Le fichier sera automatiquement converti au format MP4 après avoir mis fin à la réunion, en cliquant sur le bouton Finir la réunion. Le fichier vidéo est sauvegardé dans le répertoire C:\Users\VotrePC\Documents\Zoom de votre session de Windows

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